Décembre 2019. C’est le moment de faire le bilan de son année mais aussi de mettre en place les bonnes habitudes pour 2020.

Et aujourd’hui j’ai décidé de commencer par faire du ménage sur mon ordinateur et d’organiser efficacement mes fichiers numériques !

On commence par la base : pourquoi ce grand ménage ?

Pour 2020 j’ai prévu d’avoir beaucoup de clientes. Mes objectifs sont posés et je compte bien les atteindre. Et cela commence par une organisation impeccable. Avoir un système de classement efficace est plus que nécessaire pour avoir un business organisé.

Cela va me permettre de :

• Gagner en clarté et visibilité : Si c’est rangé dans ton ordinateur, c’est rangé dans ta tête. L’inverse est vrai : si c’est le souk dans ton ordi c’est le souk dans ta tête !
• Gagner en temps : un fichier mal rangé va mettre un temps de dingue à être trouvé et pire si t’en as besoin rapidement…. Ça va t’énerver et dans des conditions pareilles tu ne vois plus rien… (oui oui, il y a du vécu)
• Gagner en zenitude ou énergie…. Je te laisse imaginer la tension que tu dois te mettre si tu cherches un fichier (au hasard un fichier client) et que tu ne le retrouves pas. Tu dois avoir du palpitant à faire exploser les high scores 

On utilise 3 espaces de stockage only !

Pour rappel, sur un PC il existe 3 endroits dédiés au stockage de fichiers :

Téléchargements – Bureau – Documents

Chacun de ces espaces a sa propre fonction :

• Téléchargements : sert uniquement à recevoir les différents téléchargements d’emails ou de fichiers. Il est temporaire. Ne laisse pas ton fichier stagner ici mais va l’enregistrer dans son dossier de destination.
• Bureau : il doit être le reflet de ton espace de travail : net, rangé , on vire le superflu on garde seulement les raccourcis utiles.
• Documents : c’est ici que les fichiers vont être organisés

On structure avec une arborescence simple et efficace

Avant de démarrer le classement, il faut avoir pris un temps de réflexion quant à sa structure, son arborescence. N’hésite pas à attraper un papier et un crayon quand tu passes en revue tes fichiers pour noter les catégories dans lesquels tu pourrais les classer.

Le mieux est de partir sur une base simple pour éviter d’avoir une forêt de « dossiers parents » (les dossiers parents sont les dossiers de premier niveau).
Puis à l’intérieur tu viens créer des dossiers « enfants » (ou sous – dossiers).
Parfois tu seras confrontée à rajouter un niveau supplémentaire de classement mais pas plus pour éviter de surcharger l’ordi et complexifier les recherches.

Et si je te montrais mon arborescence ?
Dans « documents » j’ai pris le parti de commencer avec 3 dossiers parents :

Personnel – Lily Poppins – Formations.

• PERSONNEL 
  • Photos
  • Compta
  • Divers

• LILY POPPINS (mon business)
  • Clients rangés par ordre alphabétique
    • Client A
    • Client B…
  • Compta & Administratif
  • Identité visuelle (logo, branding board, moodboard, carte de visite …)
  • Communication
    • Blog
    • Réseaux
    • NL
  • Services
    • Assistanat
    • Evénementiel

• FORMATIONS
  • GPE
  • Coaching IIWAB
  • Masterclass REINE

On prend de bonnes habitudes tout de suite

Enregistre tes fichiers tout de suite au bon endroit. N’attends pas que tes documents s’accumulent sur le bureau ou dans « documents » avant de les classer. Fais-le dès que tu crées ou reçois un fichier, cela t’évitera de le perdre et de mettre 20 ans à le chercher.

Quel que soit l’endroit de stockage choisi pense à sauvegarder tes fichiers régulièrement : cloud, clé USB ou disque dur externe … En plus de t’assurer une sécurité en cas de perte de fichiers, cette habitude te permettra d’avoir accès à tes informations de n’importe quelle machine partout dans le monde !

Pour finir, je voudrais que tu gardes en tête que l’organisation est modulable.
Je suis partie sur cette arborescence, je vais la tester mais si elle ne me convient pas je la modifierai pour qu’elle me corresponde à 100% et surtout qu’elle me facilite la vie.
C’est son rôle principal !

A toi de jouer maintenant, tu t’y mets quand ?